VAN BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ

KVKK BAŞVURU VE AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ

 

Tanımlar

İşbu aydınlatma metninde geçen;

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişi ile tüzel bir kişiliğe ait olmakla birlikte gerçek kişiyle ilişkilendirilebilen her türlü bilgiyi,

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”): 7 Nisan 2016 tarihinde Resmi Gazete’de yayınlanarak yürürlüğe giren 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu,

Van Büyükşehir Belediyesi: Seyit Fehim Arvasi Mah. Özdemir Sk. No: 5 İpekyolu/VAN - TÜRKİYE adresinde mukim Van Büyükşehir Belediyesi’ni,

 

Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına Kişisel Verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,

İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,

Veri Sorumlusu: Kişisel Verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi, ifade eder.

Veri Sorumlusu

KVKK uyarınca paylaştığınız kişisel verileriniz; veri sorumlusu olarak belirlenen Van Büyükşehir Belediyesi. tarafından aşağıda belirtilen kapsamda değerlendirilecektir.

Giriş

Van Büyükşehir Belediyesi olarak; Veri sorumlusu sıfatıyla, hangi kişisel verilerinizi hangi amaçlarla işleyeceğimiz konusunda işbu metin hazırlanmış olup, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunmasına İlişkin Kanun’a (“KVKK”) uygun olarak kişisel verilerinizin korunması hususunda gerekli önlemlerin alındığını bildiririz. Kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere ilgili kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esasları düzenleyen 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) hakkında sizleri bilgilendirmek istiyoruz.

Van Büyükşehir Belediyesi olarak bilgi hizmetleri, çevre hizmetleri, e-belediye hizmetleri, imar ve şehircilik hizmetleri, kültür hizmetleri, sağlık hizmetleri, spor hizmetleri, ulaşım hizmetleri, sosyal hizmetler ve acil hizmetler başta olmak üzere sunduğumuz hizmetler ile büyükşehir belediyesinin stratejik planını oluşturmak, imar planı ve parselasyon planlarını yapmak ve yaptırmak, kanunlarla büyükşehir belediyesine verilmiş görev ve hizmetlerin gerektirdiği proje, yapım, bakım ve onarım işlerini yapmak, ulaşım ve toplu taşıma hizmetlerini planlamak ve koordinasyonu sağlamak, coğrafi ve kent bilgi sistemlerini kurmak, sürdürülebilir kalkınma ilkesine uygun olarak düzenlemelerde bulunmak, zabıta hizmetlerini yerine getirmek, vatandaşlara yönelik her türlü sosyal ve kültürel hizmetleri yürütmek, geliştirmek ve bu amaçla sosyal tesisler kurmak ile ilgili görev ve sorumluluklarımız başta olmak üzere yasal zorunluluklarımız uyarınca yerine getirmekle yükümlü olduğumuz görev ve sorumluluklarımız kapsamında kişisel veri işleme faaliyeti yürütmekteyiz.

Sizlerle olan iş ilişkimiz dahilinde, aşağıda belirttiğimiz kişisel verilerinizi her koşulda hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğruluğunu ve en güncel halini koruyarak, belirli, açık ve hukuka uygun amaçlar için, işlenecekleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olacak şekilde, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklayarak işleyeceğimizi, tarafımıza bildirdiğiniz veya bildirildiği şekliyle kişisel verilerin doğruluğunu ve en güncel halini koruyarak, kaydedileceğini, depolanacağını, muhafaza edileceğini, yeniden düzenleneceğini, kanunen bu kişisel verileri talep etmeye yetkili olan kurumlar ile paylaşılacağını, yurtiçi üçüncü kişilere aktarılacağını, devredileceğini, sınıflandırılabileceğini ve Kişisel Verileri Koruma Kanunu’nda (“KVKK”) sayılan sair şekillerde işleneceğini bildiririz.

Kişisel verileriniz elektronik ve/veya fiziksel ortamlarda saklanacaktır. Belediyemiz tarafından temin edilen ve saklanan kişisel verilerinizin saklandıkları ortamlarda yetkisiz erişime maruz kalmamaları, kaybolmamaları ve zarar görmemeleri amacıyla gerekli teknik tedbirler uygulanarak korunmaktadır.

Kişisel verileriniz, size bildirilen amaçlar ve kapsam dışında kullanılmamak kaydı ile gerekli tüm bilgi güvenliği tedbirleri de alınarak işlenecek ve yasal saklama süresince veya böyle bir süre öngörülmemişse işleme amacının gerekli kıldığı süre boyunca saklanacak ve işlenecektir. Bu süre sona erdiğinde, kişisel verileriniz silinme, yok edilme ya da anonimleştirme yöntemleri ile Belediyemizin veri akışlarından çıkarılacaktır.

Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Aydınlatma Metni’ni Belediyemiz, resmi mevzuatta yapılacak değişiklikler bünyesinde her daim güncelleme hakkını saklı tutar.

Hangi Kişisel Verilerinizi İşliyoruz?

Faaliyetlerimiz, yürüttüğümüz iş süreçleri, sunduğumuz hizmetler ile görev ve sorumluluklarımız kapsamında siz vatandaşlarımızın kimlik bilgileri, iletişim bilgileri, lokasyon bilgileri, hukuki işlem bilgileri, vatandaş işlem bilgileri, fiziksel mekan güvenliği bilgileri, işlem güvenliği bilgileri, eğitim bilgileri, finans bilgileri, görsel ve işitsel kayıt bilgileri işlenmektedir.

Kurumumuz Tarafından Kişisel Verileriniz Elde Edilme, İşlenme ve Kullanılma Amaçları

Vatandaşlarımıza ait kişisel veriler, KVKK’ nın 4. 5. ve 6. maddeleri uyarınca; hizmet faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi, vatandaş ilişkilerinin yönetilmesi ve yürütülebilmesi, vatandaş taleplerinin karşılanabilmesi gibi kapsamlarda aşağıda belirtilen amaçlarla işlenmektedir:

 

➔     Acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi,

➔     Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, 

➔     Denetim/etik faaliyetlerinin yürütülmesi,

➔     Eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi,

➔     Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi,

➔     Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi,

➔     Fiziksel mekan güvenliğinin temini,

➔     Hizmete ilişkin iş süreçlerinin yürütülmesi,

➔     Hizmete ilişkin destek süreçlerinin yürütülmesi,

➔     Hizmet üretim ve operasyon süreçlerinin yürütülmesi,

➔     Hizmet sürekliliğinin sağlanmasına ilişkin faaliyetlerin yürütülmesi,

➔     Hizmetlerin iyileştirilmesine yönelik önerilerin alınması ve değerlendirilmesi,

➔     Hizmet kalitesi denetim ve değerlendirme çalışmalarının yürütülmesi,

➔     İş faaliyetlerinin yürütülmesi/denetimi,

➔     İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi,

➔     Kamu sağlığı/güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi,

➔     Mal/hizmet satın alım faaliyetlerinin yürütülmesi,

➔     Organizasyon ve etkinlik yönetimi,

➔     Reklam/kampanya/promosyon süreçlerinin yürütülmesi

➔     Sosyal sorumluluk ve sivil toplum aktivitelerinin yürütülmesi,

➔     Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi,

➔     Sponsorluk faaliyetlerinin yürütülmesi,

➔     Stratejik planlama faaliyetlerinin yürütülmesi,

➔     Talep/şikayetlerin takibi,

➔     Taşınır mal ve kaynakların güvenliğinin takibi,

➔     Tedarik zinciri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi,

➔     Vatandaş ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi,

➔     Vatandaşların memnuniyetine yönelik aktivitelerin yürütülmesi,

➔     Veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini,

➔     Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi,

➔     Yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi.

➔  Belediyemiz tarafından sunulan hizmetlerden sizleri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimlerimiz tarafından yapılabilmesi amacıyla,

➔   Kurumsal web sitemiz ve mobil uygulamalar üzerindeki e-belediye faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla,

➔   Çağrı merkezi kanalı üzerinden yapılan bildirimlere dair iletişim için adres ve diğer gerekli bilgileri kaydetmek,

➔   Elektronik ortam ve platformlarda (internet/e-belediye vs.) veya kâğıt ortamında işleme dayanak olacak tüm kayıt ve belgeleri düzenlemek,

➔   Kamu güvenliğine ilişkin hususlarda talep halinde ve mevzuat gereği kamu görevlilerine bilgi verebilmek,

➔  Evlilik, sosyal yardımlaşma, etkinlikler, cenaze işlemleri vb. belediyecilik faaliyetlerini yürütebilmek,

➔  Yasal yükümlülüklerimizi yerine getirebilmek ve yürürlükteki mevzuattan doğan hakları kullanabilmek,

➔  İnternet ortamında vatandaşlarımıza daha iyi bir ile etkileşim sağlamak,

➔   Eğitim faaliyetleri kapsamında spor okullarına, etüt merkezleri ve diğer kurslar için kayıt yapabilmek,

➔ Kreşlerde çocuklarımızın ve velilerin bazı kişisel verileri iletişim kurabilmek,

➔ Sosyal yardımlarda yurttaşların ihtiyaçlarını belirleyebilmek ve gerekli hallerde sosyal yardım alacak yurttaşları belirleyebilmek,

➔  Belediyecilik hizmetleri kapsamındaki kamu hizmetlerini yerine getirebilmek ve yurttaşlarımıza daha iyi hizmet verebilmek,

➔  Web sitesi/mobil uygulamalar üzerinden sitemizi kullananlar “çerez politikası” gereği IP adresi ve benzeri bilgileri toplayabilmek,

➔  Vatandaşlarımıza daha iyi belediyecilik hizmetleri verebilmek, yurttaşlarımızın lehine iş süreçlerini geliştirebilmek,

➔ İş başvurularınızı, staj başvurularınızı değerlendirebilmek,

➔ İş birliği, ortak iş yapma, tedarik ve taşeronluk iş ve işlemleri sırasında kullanmak,

➔ Sözleşmelerle ilgili yükümlülükleri yerine getirebilmek,

➔  Yasal yükümlülüklerimizi yerine getirebilmek ve yürürlükteki mevzuattan doğan haklarımızı kullanabilmek,

➔ Dolandırıcılık ve diğer yasa dışı faaliyetlerin önüne geçebilmek.

➔ Hizmet binalarımız, parklarımız içinde güvenlik kameraları marifetiyle bina, tesis, park gibi yerlerde kamera görüntüleri kamu güvenliği ve iş güvenliğini sağlayabilmek için alınmaktadır.

Kişisel Verilerinizin Toplama Yöntemleri ve Kişisel Veri İşleme Faaliyetinin Dayandığı Hukuki Sebepler

Belediyemiz, vatandaşlardan, tedarikçilerden ve personellerinden her türlü yazılı, sözlü ve elektronik ortamdan, üçüncü kişilerden ve yasal mercilerden KVKK’nın 4(2) maddesindeki öngörülen ilkeler ışığında açık rıza temini suretiyle veya 5(2) ve 6(3) maddelerinde öngörülen durumların varlığı halinde, açık rıza temin edilmeksizin toplayabilmekte, işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.

Kişisel verilerin işlenme amaçlarının hukuki sebepleri ise; 5393 Sayılı Belediye Kanunu, 2464 Sayılı Belediye Gelirleri Kanunu, 1319 Sayılı Emlak Vergisi Kanunu, 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu, 2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu, 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu, 4857 Sayılı İş Kanunu, 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, 3071 Sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun, 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, 3194 Sayılı İmar Kanunu, 3294 Sayılı Sosyal Yardımlaşma Ve Dayanışmayı Teşvik Kanunu, 4109 Sayılı Asker Ailelerinden Muhtaç Olanlara Yardım Hakkında Kanun, 5326 Sayılı Kabahatler Kanunu başta olmak üzere Belediyenin tabi olduğu mevzuattan doğan yükümlülüklerimiz kapsamında her türlü ürün ve hizmetlerde kullanmak; işlem sahibinin bilgilerini tespit için kimlik, adres ve diğer gerekli bilgileri kaydetmek; işleme dayanak olacak tüm kayıt ve belgeleri düzenlemek; mevzuat, resmi makamlarca öngörülen bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerine uymak; talep edilen ürün ve hizmetlerini sunabilmek ve akdettiğiniz sözleşmenin gereğini yerine getirmek olarak sayılabilir.

Kişisel Verilerinizin Aktarıldığı Alıcı Grupları ve Aktarım Amaçları

Vatandaşlarımıza ait olan ve Van Büyükşehir Belediyesi tarafından işlenen kişisel veriler üçüncü kişilerle kesinlikle paylaşılmamaktadır; ancak mevzuat hükümlerince vatandaşlarımıza ait kişisel veriler kamu faydası gözetilmesi kaydı ile KVKK’da öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dâhilinde;

●     Kanuni yükümlülüklerimizi yerine getirmek hukuki sebebi ile, Sözleşmenin ifası hukuki sebebi ile ilişkili bankalara, ihale yapılan şirketlere, Meşru menfaat hukuki sebebi ile iş yaptırılan alt yüklenicilere, hizmet sunduğumuz veya hizmet aldığımız 3. kişilere, bağlı iştiraklere, Acil tıbbi müdahaleler ve iş sağlığı ve güvenliği yükümlülüklerini yerine getirmek amacıyla hastaneler ve sağlık kuruluşlarıyla,

●     Yasal düzenlemeler ve tabi olduğumuz mevzuat uyarınca bir mahkeme kararı veya yetkili kılınmış idari mercilerin talebi üzerine, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi amacıyla  Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşlarına,

●     Hizmete ilişkin iş süreçlerinin yürütülmesi, hizmete ilişkin destek süreçlerinin yürütülmesi, hizmet üretim ve operasyon süreçlerinin yürütülmesi, hizmete ilişkin destek süreçlerinin yürütülmesi amacıyla Van Büyükşehir Belediyesi iştiraklerine,

●     Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, hizmete ilişkin iş süreçlerinin yürütülmesi, hizmete ilişkin destek süreçlerinin yürütülmesi, hizmet üretim ve operasyon süreçlerinin yürütülmesi, vatandaş ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi amacıyla Gerçek veya Özel Hukuk Tüzel Kişileri’ne,

●     Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, tedarik zinciri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, mal/hizmet satın alım faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla Tedarikçilere,

●    Sosyal sorumluluk ve sivil toplum aktivitelerinin yürütülmesi amacıyla Yeşilay ve Kızılay’a aktarılabilecektir.

Üçüncü kişilerle veri paylaşımı sırasında hak ihlallerini önlemek için gerekli teknik ve hukuki önlemler alınmaktadır.

Kişisel Verilerinizin Saklanacağı Süreler:

KVKK’ na uygun olarak, kişisel verilerinizi, sunduğumuz hizmetlerin mahiyetinden kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla, hizmetlerin sağlandığı süre boyunca ve ardından hukuki yükümlülüklerini yerine getirmek amaçlarıyla ilgili mevzuata uygun olarak, makul süreler boyunca saklayacaktır.

Buna ek olarak, doğabilecek bir uyuşmazlık durumunda, uyuşmazlık kapsamında gerekli savunmaların gerçekleştirilebilmesi amacıyla sınırlı olmak üzere ve ilgili mevzuat uyarınca belirlenen zamanaşımı süreleri boyunca kişisel verileriniz saklanabilecektir.

KVKK Gereği Kişisel Veri İşlenmesinde Açık Rıza Aranmayan Durumlar

Aşağıda yer alan hallerden en az birinin bulunması durumunda kişisel verilerin Açık Rıza’nın bulunmadığı durumlarda da işlenmesi mümkün olacaktır.

›› Kanunlarda açıkça öngörülmesi,

›› Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,

›› Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,

›› Belediyemizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,

›› İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,

›› Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,

›› İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Belediyemizin meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

›› Ayrıca sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel verileriniz ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, Belediyemiz tarafından Açık Rıza aranmaksızın işlenebilecektir.

Kişisel Veri Sahibi Olarak Haklarınız Nelerdir?

KVKK’nın 11. maddesi gereği bize şahsen, kimliğinizi ispat etmeniz kaydıyla, kişisel verileriniz ile ilgili;

- Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

 - Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

- KVKK’nın ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme hakkınız vardır.

İlgili Kişi Olarak Hakların Kullanılmasına Dair Bilgiler

Kişisel verileriniz ile ilgili başvuru ve taleplerinizi dilerseniz İlgili Kişi Başvuru Formu aracılığıyla;

●     Daha önce bildirilen ve belediye sistemlerinde kayıtlı bulunan e-posta adresinizi kullanmak suretiyle   adresine elektronik posta göndererek,

●     Islak imzalı ve kimliğinizi tevsik edici belgeler ile Seyit Fehim Arvasi Mah. Özdemir Sk. No: 5 İpekyolu/VAN adresine göndererek,

●     Geçerli bir kimlik belgesi ile birlikte Van Büyükşehir Belediyesi’ne bizzat başvurarak,

●     Mobil imza veya güvenli elektronik imza ile imzalayıp   adresine e-posta gönderilerek,

●     Kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi ve güvenli elektronik imza ya da mobil imza kullanmak suretiyle vanbuyuksehir@hs01.kep.tr kayıtlı elektronik posta adresimize göndererek,

Van Büyükşehir Belediyesi’ne iletebilirsiniz.

Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca, İlgili Kişi’nin, başvurusunda isim, soyisim, başvuru yazılı ise imza, T.C. kimlik numarası, (başvuruda bulunan kişinin yabancı olması halinde uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası), tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon numarası ve faks numarası ile talep konusuna dair bilgilerin bulunması zorunludur.

İlgili Kişi, yukarıda belirtilen hakları kullanmak için yapacağı ve kullanmayı talep ettiği hakka ilişkin açıklamaları içeren başvuruda talep edilen hususu açık ve anlaşılır şekilde belirtmelidir. Başvuruya ilişkin bilgi ve belgelerin başvuruya eklenmesi gerekmektedir.

Talep konusunun başvuranın şahsı ile ilgili olması gerekmekle birlikte, başkası adına hareket ediliyor ise başvuruyu yapanın bu konuda özel olarak yetkili olması ve bu yetkinin belgelendirilmesi (vekâletname) gerekmektedir. Ayrıca başvurunun kimlik ve adres bilgilerini içermesi ve başvuruya kimliği doğrulayıcı belgelerin eklenmesi gerekmektedir.

Yetkisiz üçüncü kişilerin başkası adına yaptığı talepler değerlendirmeye alınmayacaktır.

Kişisel Verilerinizin İşlenmesine İlişkin Taleplerinizin Cevaplanma Süreci

Kişisel verilerinize ilişkin hak talepleriniz değerlendirilerek, bize ulaştığı tarihten itibaren en geç 30 gün içerisinde cevaplanır. Başvurunuzun olumsuz değerlendirilmesi halinde gerekçeli ret sebepleri başvuruda belirttiğiniz adrese elektronik posta veya posta yolu başta olmak üzere İlgili Kişi Başvuru Formu’nda seçilen usullerinden biri ile gönderilir.

İlgili Kişi Başvuru Formu’na buradan ulaşabilirsiniz.